Til standen er jf. standkontrakten indeholdt:
Kongressalen: Mahogni gulv
Balkonen: Mahogni gulv
Foyeren: Grå klinker
Man er velkommen til at hænge bannere over sin stand på BG:VEST, dog er det kun muligt hvis du har stand inde i hallen, da det ikke er muligt i foyerområdet.
Et banner må maks. hænge 1 m. over stand væggene (fra stand væg top til banner bund).
For at man kan skelne mellem stande og tilhørende banner, skal bredden på et banner være mindre end stand bredden med min. 50 cm fra banner til stand væg på hver side.
Dit banner skal hænge centralt over standen, og ikke i forlængelse af messevæggen. Har du stand uden standvægge, kan du hænge banner i maks. 6 meters højde. Vi anbefaler, at bannere ikke er længere end 2 meter (lodret).
Ønsker du at hænge banner over din stand, så skal du kontakte Bigini for at bestille wirepunkter.
Der må ikke sættes logoer ind imod nabostande, som kan skabe forvirring for de besøgende.
Til opklæbning kan TESA Tape eller power strips benyttes.
Standvæggene skal efter endt udstilling fremstå som ved start. Ønsker man at montere særlige ting fx folie, TV, tungere udstyr mm. på standvæggene, da kontakt Bigini.
Kontakt Rene Boe Ruby fra Bigini på mail rene@bigini.dk eller +45 30 49 84 94.
Opbygnings- og udstillingsmateriale skal holdes inden for standarealet under udstillingen – dette af hensyn til udstillingen som helhed, udstillingens flow, rengøring, flugtveje etc.
Hvis der er tag eller overdækning på jeres stand, så skal det brandgodkendes hos venue eller Aarhus Kommune. Derfor bedes I sende os billeder samt mål, hvis I har noget I gerne vil have brandgodkendt. Vi vil i første omgang præsentere det for venue, og såfremt de ikke har bemyndigelse til selv at godkende, skal det videre til kommunen.
Bemærk: Det er egenbetaling hvis en overdækning er så omfattende at det skal brandgodkendes hos Aarhus Kommune.
Den enkelte udstiller er ansvarlig for rengøring af egen stand under messedagene. Der rengøres kun på fællesarealer.
Rengøring af standen kan tilkøbes hos Radisson Blu Scandinavia Hotel og skal bestilles senest 7 dage før afholdelse.
Affaldscontainer opstilles uden for porten af Radisson Blu Scandinavia Hotel.
Det påhviler den enkelte udstiller at forsikre de effekter, der udstilles på standen, samt dækning af eventuelle skader, som produkter, personer eller udstillingseffekter forvoldt mod tredjemand, f.eks. publikum, mens denne opholder sig på eller ved udstillerens stand.
Indrykningsdagen i Aarhus Congress Center 08.00 – 20.00
Alt arbejde på standene, skal være færdiggjort den 21. april kl. 20:00. Gangene skal således være ryddet for stand-materiel og emballage.
PORTEN AARHUS CONGRESS CENTER
Der findes en stor port i midten af hallen, hvor man kan komme ind med større materiale til standen. Den vil være åben fra 8.00- 15.00 på opbygningsdagen den 21. april. Derefter bliver den lukket, da der skal bygges en lounge indenfor.
Efter kl. 15.00 kan de almindelige døre fra gården ind til hallen bruges, de måler 1,85m høj og 1,15m bred.
Får I tilsendt varer eller udstillingsmateriale med en fragtmand, modtages det tidligst dagen før indrykningsstart. Der skal stå firmanavn og standens nummer på fragtpapirerne. Fragtmanden skal på forhånd have et tlf.nr. til jer, således at I kan kontaktes når fragtmanden ankommer og har sat jeres varer inde midt på jeres stand. Det er vigtigt at I har fået besked på at varerne er læsset korrekt af, således at vi undgår paller/materiale rundt i gangene og foran porte – dette skal ske inden fragtmanden forlader området.
Jeres materialer må på ingen måde læsses af ved en tilfældig dør/port, de SKAL placeres inde på standen. Ellers risikerer vi både at jeres varer kan blive væk, og vi kan nemt komme til at blokere nødudgange.
Building Green og Aarhus Congress Center fralægger sig ansvar ifm. leverede varer, og har desuden ikke mulighed for på vegne af udstilleren at betale fragtmanden for leverance.
Det er ikke muligt at opbevare tomgods/emballage under udstillingen. Aarhus Congress Center har heller ikke mulighed for at opbevare tomgods/emballage på deres arealer.
I forhold til hvad man må have med på messen, så er der grænser for, hvad man må dele ud på standen af drikkevare, kaffe og mad.
Man må gerne have smagsprøver eller mindre serveringer med - men altså ikke store udskænkninger, grundet Aarhus Congress Center cafe.
22. april: 09.00 – 16.30
23. april: 09.00 – 16.00
På disse dage kan udstillere komme fra 07.30 og senest stå klar på standen ved åbningstid.
Der er over 1000 parkeringspladser, både i kælderen og foran hotellet, som man betaler via betalingsapp. Tjek skiltene i området.
Vi spærrer et specifikt område til udstillere, som kan bruges til af-og pålæsning. Dette finder I ved siden af bowlinghallen ved Eckersbergsgade.
Building Green og Aarhus Congress Center fralægger sig ethvert ansvar i forbindelse med standsning og parkering.
Husk at registrere alt personale, der er på standen på afholdelsesdagene. Det kan du gøre her: Tilmelding
Vær opmærksom på at I skal vælge mellem UDSTILLER eller BESØGENDE, så I registreres korrekt.
Ved registrering sendes der en bekræftelse til den oplyste e-mailadresse. I denne e-mail er et link, hvor man kan klikke sig ind på sin adgangsbillet.
Husk at medbringe adgangsbilletten på smartphone eller alternativt printet på papir, da den skal registreres ved indgangen.
Standpersonale skal synligt bære et udstillerkort udfyldt med firma- og personnavn under hele afholdelsen.
Bemærk: Kun personale, der skal arbejde på standen, kan få et udstillerkort, og at dette ikke må overdrages til anden part. Der kræves ikke udstillerkort til håndværkere, der skal arbejde på standene i forbindelse med opbygning og nedtagning.
Man kan tilkøbe forplejningspakker på afholdelsesdagene, den koster kr. 220,- ex moms pr dag. Forplejningen indeholder følgende: 1 sandwich, 1 vand, noget sødt samt kaffe/te hele dagen.
Send bestilling til Rikke Skovhaug rs@buildinggreen.eu
Som udstiller får man en EventBuizz app til scanning af potentielle kunder. Den virker som en ekstra hånd til at modtage kontaktinformationer. Kontaktdata udveksles når udstiller scanner den besøgendes visitkort forbi app’en og underskriver online.
Efter afholdelse vil alle leads kunne sendes via app’en som excel-fil til login-mailen. Her vil man kunne se data, noter og underskrift fra de besøgende.
Det er gratis at benytte den bemandede garderobe på kælderen i Aarhus Congress Center.
Busser og toge holder i umiddelbar nærhed til Aarhus Congress Center. Brug evt https://rejseplanen.dk/webapp/
Taxa: www.aarhustaxa.dk, tlf. 89 48 48 48.
Building Green har en række samarbejder med/aktiviteter hos udvalgte medier, der retter sig mod den målgruppe, som vi også gerne vil have besøg af på afholdelsen. Disse fagmedier sørger for løbende at bringe fokus på BG:VEST bl.a. i form af annoncer og nyheder på web og i nyhedsbreve i perioden op til afholdelsen, og er væsentlige medspillere, når det kommer til at nå ud i alle hjørner i branchen.
Vores fagmedier tilbyder BG:VESTs udstillere at deltage på deres platforme, og i det format, som det enkelte fagmedie er stærkest i at nå ud til målgruppen på. Det er vigtigt for os at BG:VESTs udstillere ikke føler sig ”overrendt” af annonceringstilbud, og vi opfordrer derfor vores fagmedier til at spare på henvendelserne. Hertil kommer, at vi fra arrangørside også gerne vil holde udstillere informeret om, hvem Building Green har samarbejde med/aktivitet hos. Deltagelse i annoncering på fagmediernes platforme skulle gerne give den fordel, at man er sat i den korrekte kontekst ift. Building Green.
Samlet set sikrer samarbejdet med fagmedierne – herunder Dagens Byggeri, Licitationen, Building Supply, Energy Supply, Politiken, Monitor Byrum, nord – Magasinet OPGANG, JFM / Aarhus Stiftstidende, Byggeri+Arkitektur samt Bygge- og Anlægsavisen – at Building Green opnår en stærk og målrettet synlighed i branchen.
23. april 16.00 – 22.00
OBS: Nedbrydning af stande må tidligst påbegyndes efter udstillingens afslutning på dag 2 kl. 16.00. Udstillere, der påbegynder nedbrydning inden dette klokkeslæt, bliver pålagt et gebyr på kr. 5.000,- ekskl. moms
Vi samarbejder med Bigini, som bygger standene op for os. De stiller samtidig også en webshop til rådighed, hvor I kan leje møbler, bestille tæppe mm. Der sendes mere info herom, når vi nærmer os messen.
Teknisk kontaktperson er Rene Boe Ruby fra Bigini
Kontaktinfo: rene@bigini.dk, +45 30 49 84 94.
Salg kontaktperson er Ulrich Jung fra Bigini
Kontaktinfo: ulrich@bigini.dk, +45 28 40 31 17
Rikke Skovhaug
Senior Operational Coordinator
rs@buildinggreen.eu
Tlf: +45 4195 1430
Henriette Engel
Senior Commercial & Development Manager
he@buildinggreen.eu
Tlf: + 45 2211 7015
Marie Fogh
Project Manager
mf@buildinggreen.eu
+45 2249 2235
Line Lykke Olsen
Creative Marketing & Communications Manager
lo@buildinggreen.eu
+45 22 32 88 76
Maria Jarl
Event Operations Manager
mj@buildinggreen.eu
+45 2249 0501
Jf. persondataforordningen har Building Green nu følgende retningslinjer for deltagernes registrering til eventen:
Når man tilmelder sig Building Green, accepterer man, at Building Green registrerer og gemmer de indtastede kontaktoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. I indgangen til Building Green får man udleveret et navneskilt med en QR kode, der indeholder de indtastede kontaktinformationer man har afgivet ved tilmeldingen til Building Green.
Dette giver den tilmeldte mulighed for at dele sine kontaktoplysninger med udstillerne ved at scanne navneskiltet på de enkelte stande. Når man lader sit adgangskort scanne, giver man herved samtykke til, at udstilleren efter afholdelsen af Building Green kan tage kontakt pr. e-mail med markedsføring og information om sine produkter.
Samtykket kan altid tilbagekaldes, og ønsker man ikke at modtage markedsføring fra udstilleren, skal man blot undlade at scanne navneskiltet på standene, eller efterfølgende kontakte den pågældende udstiller direkte. Registrer al standpersonale inden afholdelse for adgang til eventen samt indsamling af leads.
1. Udstillerne er forpligtet til at bruge Aarhus Congress Center, herunder egen stand, i overensstemmelse med arrangementets formål. Building Green og Aarhus Congress Center er berettiget til at afvise eller bortvise en udstiller, såfremt denne ikke overholder ovennævnte.
2. Skiltning og annoncering, såvel inde som uden på, må kun finde sted efter arrangørens godkendelse. Dette gælder ikke reklame for eget firma på standen og inden for den angivne max-højde, som beskrevet i afsnittet Retningslinjer vedr. standhøjde og bannerophæng mv.
3. Udstillerne må ikke opstille eller anvende andet højttaleranlæg uden Building Greens godkendelse. Det påhviler den enkelte udstiller at søge de fornødne tilladelser til at spille beskyttet musik.
4. Forevisning af film: det påhviler udstilleren selv at indhente eventuelle myndighedstilladelser af filmforeviseren.
5. Udstillerne er pligtige til at overholde alle myndighedsforskrifter, herunder brandvæsenets og politiets.
6. Udstillerne er pligtige til at overholde Arbejdstilsynets regler, som der kan læses mere om i Arbejdstilsynets bekendtgørelser og regelsæt. Se www.arbejdstilsynet.dk
7. Nødudgangene skal holdes passable i den bredde og i det antal, som brandvæsenet i hvert enkelt tilfælde foreskriver, ligesom områdets døre, vinduer og porte ikke må blokeres.
8. Udstillingsarealets gulv må ikke belastes stærkere end konstruktionen tillader. Eventuelle skader i forbindelse med en sådan transport betales af udstilleren.
9. Det er ikke tilladt at påsætte søm, skruer og lignende i gulve, vægge, lofter, søjler, trapper m.v. – dette gælder også opbyggede standvægge uden særlig tilladelse fra Bigini.dk. Enhver skade, der påføres afholdelsesstedet, repareres for udstillerens regning.
10. Building Green og Aarhus Congress Center fralægger sig ethvert ansvar for bortkomst eller beskadigelse, herunder brand- og vandskade og beskadigelse af materiel, dekorationer, udstillede genstande og lignende – uanset hvem dette måtte tilhøre. Al person- og tingsskade, der måtte overgå udstillerne eller besøgende er Aarhus Congress Center uvedkommende. Disse bestemmelser gælder dog ikke, hvis skaden kan tilregnes Aarhus Congress Centers ledelse eller personale som forsætlig eller groft uagtsomt.
11. Reklamationer på leverancer, der bliver leveret gennem Aarhus Congress Center skal afgives skriftligt, inden udstillingen lukker.
12. For at begrænse risikoen for tyveri, anbefaler vi, at løse og værdifulde genstande nedpakkes og fjernes fra standen, når denne er ubemandet, samt når udstillingen lukker. Vi gør opmærksom på, at Building Green og Aarhus Congress Center ikke påtager sig noget ansvar for udstillernes ejendom. Aarhus Congress Center har ikke mulighed for at opbevare pengebeholdning.
Are you an exhibitor and have a question about your stand at BG:VEST. In this document you can find answers to your questions about the day you have to set/build up your stand and what you need to be aware of before, during and after the event. Our team will send you emails with important information and deadlines before the event, but if you have any questions along the way, please contact us. Building Green have got the right to make changes to the manual.
As stated on the agreement
The floor in the Congress-room: Mahogany
On the balkony: Mahogany
In the foyer: Grey tiles
You are welcome to hang banners above your booth at BG:VEST, but this is only possible for booths inside the hall—not in the foyer area.
Banners may hang up to 1 meter above booth walls (from the top of the wall to the bottom of the banner). To avoid confusion between booths, banners must be at least 50 cm narrower than the booth on each side. Booths without walls may hang banners up to 6 meters high. We recommend banners are no longer than 2 meters vertically.
To hang a banner, please contact Bigini to order wire points. Logos must not face neighboring booths in a way that could confuse visitors.
TESA tape or power strips may be used for mounting. Booth walls must be returned to their original condition after the exhibition. For mounting heavier equipment, TVs, or special items, contact Bigini.
Bigini contact: Rene Boe Ruby, rene@bigini.dk, +45 30 49 84 94.
All construction and exhibition materials must stay within your booth area to ensure smooth visitor flow, safety, and cleaning.
Let us know if you are thinking of building a loft on your stand as this must to be approved by Aarhus Congress Center due to the risk of fire. Any fees connected to this should be paid by the exhibitor.
Each exhibitor is responsible to keep the stand clean on the two days of BG:VEST. The venue provides a container for waste outside the building.
Each exhibitor is responsible to ensure the effects exhibited on the stand and to cover any damage caused by products and/or persons while they are on or near the exhibitor's stand.
You have access to the hall from 8am and until 8pm. All work on the stands must be completed by 8pm the 21rd of April. The aisles must therefore be cleared, so no stand materials and packaging around the stand is present.
The company name and stand number must appear on the shipping documents. The carrier must have a telephone number for you in advance so that you can be contacted to collect the goods at the entrance when the carrier is at the venue.
Building Green and Aarhus Congress Center disclaim all responsibility in connection with delivered goods, and furthermore has no possibility to pay the carrier for delivery on behalf of the exhibitor.
It is not possible to have any materials or packaging stored at Aarhus Congress Center during the event.
There are restrictions as to what you can and cannot serve/hand out inside your stand during the event. Exhibitors are allowed to have small tastings, but not e.g., a large cup of coffee, a plate of food etc. We need to respect the café provided by Aarhus Congress Center.
You can enter the hall from 7:30 am both days. The event is open for visitors from 9am till 4:30 pm on April 22 and from 9am to 4pm on April 23 – you must be present at your stand in this period of time.
There is more than 1000 places to park around Aarhus Congress Center. From Valdemarsgade you can drive into a parking basement and a parking lot. You can find parking lots from Skovgaardsgade, Sonnesgade and Gebauersgade. You pay with a parking app at all these locations - please look at the signs when you arrive.
We will clear an area for you to use when you unload your car. This will be next to the bowling alley at Eckersbergsgade 15, 8000 Aarhus C.
Building Green and Aarhus Congress Center does not take any responsibility in relation to your parking.
The bus and train station are under 1 km from Aarhus Congress Center. You can use https://rejseplanen.dk/webapp/ to find the best travel for you.
If you wish to use a taxi you can reach one at www.aarhustaxa.dk +45 89 48 48 48.
Remember to register all staff present on the stand on the days of the event. Upon registration a confirmation will be sent to the e-mail address provided. In this e-mail is a link where you can click, and the ticket will show.
Please remember to bring the admission ticket on your smartphone or alternatively on printed paper as we will register at the entrance.
Stand staff must visibly wear an exhibitor card filled in with company and name throughout the event. It is only the staff that will be working on the stand that can have an exhibitor card. Exhibitor cards are not required for those working on the stands during set-up and dismantling.
Through your contract you can purchase food and drinks. For 220,- dkk per day you will get: 1 sandwich, 1 water, something sweet and open access to coffee and tea.
As an exhibitor you get download an EventBuizz app for scanning potential customers. This will help you to gather contact information. Contact information is exchanged when the exhibitor scans the visitor's business card in the app and signs online.
After the event, all data can be sent via the app as an excel file to the email you used to sign-up/login. Here you will see data, notes and signatures from the visitors.
It is free to use the cloakroom in the basement at Aarhus Congress Center. We will have people watching the room at the opening hours of the event.
You must take your stand down between 4pm and 10 pm the 23rd of April.
If anyone with a stand begins to take it down before 4:00 pm they will be imposed a fee of 5.000 dkk.
Bigini is building the stands for us. From their web shop you can rent furniture, rugs, and so. You will reserve more information about this as we get closer to the event.
If you need to contact Bigini, please ask for Ulrich Jung at ulrich@bigini.dk, +45 28 40 31 17 or Rene Boe Ruby at rene@bigini.dk, +45 30 49 84 94.
Rikke Skovhaug
Senior Operational Coordinator
rs@buildinggreen.eu
Tlf: +45 4195 1430
Henriette Engel
Senior Commercial & Development Manager
he@buildinggreen.eu
Tlf: + 45 2211 7015
Marie Fogh
Program Manager
mf@buildinggreen.eu
+45 2249 2235
Maria Jarl
Event Operations Manager
mj@buildinggreen.eu
+45 2249 0501
